Dokumentenautomatisierung
Wann sich Dokumentenautomatisierung lohnt
Ein Dokumenten-Workflow lohnt sich, wenn dasselbe Dokument immer wieder aus denselben Daten zusammengesetzt wird. Wir trennen feste Regeln von menschlicher Prüfung und richten Vorlagen, Validierung, Ablage und Versand so ein, dass jeder Schritt nachvollziehbar bleibt.
- Der Vertrieb erstellt Angebote oder Verträge durch manuelles Kopieren aus CRM, E-Mail oder Tabellen.
- Administration überträgt Rechnungen, Bestellungen, PDFs oder Scans in Buchhaltung oder interne Systeme.
- Management braucht regelmäßige Reports und Exporte, die heute wöchentlich oder monatlich manuell erstellt werden.
Typische Workflows für Dokumentenautomatisierung
| Prozess | Automatisiertes Ergebnis | Wann ein Mensch prüft |
|---|---|---|
| Angebot oder Vertrag aus Vorlage | PDF oder DOCX mit ausgefüllten Feldern, Ablage und E-Mail-Versand | Rabatte, Sonderbedingungen oder fehlende Daten |
| Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine | Ausgelesene Felder, Summenprüfung, Dateiname und Systemeintrag | Niedrige OCR-Sicherheit, Duplikate oder Betragsabweichungen |
| Regelmäßiger Report | Tabelle, PDF oder E-Mail aus CRM-, Lager- oder Buchhaltungsdaten | Leere Daten, starke Abweichungen oder Regelausnahmen |
Was wir liefern
- Angebote, Verträge, Rechnungen und Reports aus Vorlagen erzeugen
- Daten aus PDFs, Scans, Bestellungen und E-Mail-Anhängen extrahieren
- Pflichtfelder prüfen, Dateien benennen und Dokumente archivieren
- Dokumentenfreigaben mit Änderungshistorie und Benachrichtigungen
- Anbindung an CRM, Buchhaltung, Google Drive oder Microsoft 365
Technologien
Nächster Schritt
Ein 30-minütiges Gespräch, in dem wir Ihren Kontext anhören und Ihnen sagen, ob wir es liefern können. Keine Verpflichtung, kein Verkaufsgespräch.
Gespräch vereinbarenWie wir vorgehen
/ 01
Eingaben und Vorlagen erfassen
Wir prüfen reale Dokumente, E-Mails, Tabellen und Exporte und markieren Pflichtfelder, Datenquellen, Ausnahmen und Prüfregeln.
/ 02
Erste Route automatisieren
Wir bauen einen konkreten Ablauf: Daten laden, validieren, Dokument erzeugen, speichern, senden und den Lauf protokollieren.
/ 03
Erweitern und überwachen
Wir ergänzen weitere Vorlagen, Freigaben, Hinweise und Erfolgsberichte. Ausnahmen bleiben sichtbar statt im Skript versteckt.
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FAQ
Kann man Verträge oder Angebote automatisch erzeugen?
Ja. Üblicherweise erstellen wir eine Vorlage, ein Formular oder eine CRM-Anbindung, validieren Pflichtfelder, erzeugen PDF oder DOCX und senden das Ergebnis an Kunden oder interne Teams.
Kann das System Daten aus PDFs oder Scans lesen?
Ja, aber die Qualität der Eingabe ist entscheidend. Saubere PDFs sind leichter; Scans brauchen meist OCR oder KI-Extraktion mit einem Sicherheitswert für menschliche Prüfung.
Funktioniert das auch ohne großes internes System?
Ja. Eine erste Version kann auf Formularen, Tabellen, Google Drive oder E-Mail aufbauen und später an CRM, Buchhaltung oder interne Systeme angebunden werden.
Weitere Leistungen